اداره انجمن های علمی دانشجویی از سال ۱۳۸۳ به منظور ساماندهی فعالیت های انجمن های علمی دانشجویی و بر مبنای ساختار منحصر به فرد دانشگاه صنعتی امیرکبیر در ذیل معاونت دانشجویی این دانشگاه آغاز به فعالیت نمود. ساختار جدید اداره متشکل از چهار بخش؛ واحد آموزش، واحد رویدادها و مسابقات، واحد پژوهش، کار آفرینی و ارتباط با صنعت و واحد روابط عمومی می باشد.
وظایف اداره انجمن‌های علمی دانشجویی
۱- اجرای سیاست ها و خط‌مشی ارائه شده در راستای تحقق اهداف و چشم اندازهای انجمن های علمی دانشجویی
۲- نظارت بر حسن عملکرد انجمن های علمی دانشجویی مطابق آیین نامه ها و دستور العمل ها
۳- هماهنگی و ارتباط با انجمن های علمی دانشجویی سایر دانشگاه ها جهت افزایش سطح علمی و فرهنگی فعالیت ها
۴- برنامه‌ریزی و تأمین امکانات جهت تحقق اهداف انجمن ها و هماهنگی با سایر واحدهای دانشگاه جهت ارائه خدمات
۵- مطالعه و بررسی اساس نامه و آیین نامه های پیشنهادی توسط کارشناسان واحد آموزش، واحد رویدادها و مسابقات، واحد پژوهش، کارآفرینی و ارتباط با صنعت، واحد روابط عمومی و نشریات و شورای دبیران
۶- جمع‌آوری اطلاعات و گزارش فعالیت های انجمن های علمی دانشجویی از طریق واحدهای مربوطه
۷- نظارت بر نحوه تأمین منابع و مصرف هزینه‌ها
۸- ایجاد ارتباط مؤثر بین مراکز پژوهشی، دفاتر ارتباط با صنعت، مدیریت امور فرهنگی، بخش های پژوهش و آموزش و … در راستای افزایش بهره‌وری انجمن ها
۹- اقدام و تصمیم گیری در خصوص مسائل ناگهانی و حوادث مربوط به انجمن های علمی دانشجویی
۱۰- آسیب شناسی علمی و تلاش در جهت ایجاد انگیزه و علاقه به فعالیت دانشجویان در انجمن های علمی دانشجویی
۱۱- پوشش و بازتاب خبری فعالیت های انجمن های علمی ذانجویی در سطح دانشگاهی و ملی از طریق سایت، انتشار خبرنامه و . . .
۱۲- نظارت بر عملکرد واحد آموزش، واحد رویدادها و مسابقات، واحد پژوهش، کار آفرینی و ارتباط با صنعت و واحد روابط عمومی
واحدهای اداره انجمن های علمی دانشجویی
واحد آموزش
۱- ایجاد زمینه مناسب برای تجلی استعدادها و برانگیختن خلاقیت و شکوفایی علمی دانشجویان
۲- توسعه و نظارت بر فعالیت‌های فوق برنامه علمی و آموزشی توسط دانشجویان از جمله:
الف) برگزاری کلاس‌ها و کارگاه‌های آموزشی
ب) تشکیل بانک اطلاعات نرم افزاری
۳- افزایش سطح مشارکت و جذب دانشجویان در فعالیت‌های علمی و تقویت ارتباط آموزشی و پژوهشی با اساتید
۴- تهیه و تدوین آیین نامه‌‌های کمیته ها و برنامه های مرتبط با مباحث آموزشی انجمن‌های علمی دانشجویی
۵- نظام‌مند ساختن فعالیت‌های علمی، آموزشی دانشجویان
۶- تلاش در جهت جذب منابع مالی برای برنامه های آموزشی
۷- بهره‌گیری از توان علمی دانشجویان در جهت پیوند دانشگاه با انجمن‌های مختلف علمی در سطوح ملی و بین‌المللی
۸- مستندسازی فعالیت‌های علمی و آموزشی دانشجویان در سطح دانشگاهی، ملی و بین‌المللی
۹- شناسایی و پرورش دانشجویان نخبه و ممتاز و بهره‌گیری از مشارکت آن‌ها در ارتقاء فضای علمی و پژوهشی دانشگاه
واحد رویدادها و مسابقات
با توجه به اهمیت و تاثیر مسابقات و رویدادهای علمی در شناساندن و ارتقاء جایگاه علمی دانشگاه در سطوح مختلف ملی و بین المللی، این واحد در سال ۱۳۹۵ از واحد آموزش و فوق برنامه جدا شد تا بطور مستقل و مجزا بر هر چه بهتر و کامل‌تر انجام شدن این امور نظارت شود. از جمله وظایف این واحد می توان به موارد زیر اشاره کرد:
۱- توسعه و نظارت بر فعالیت‌های مسابقات و رویدادهای علمی از جمله (استارتاپ، تدکس، همایش، کنفرانس، سمینار و…) توسط انجمن‌های علمی دانشجویی از جمله:
الف) برگزاری مسابقات و رویدادهای دانشگاهی، ملی و بین‌المللی
ب) شرکت در مسابقات و رویدادهای دانشگاهی، ملی و بین‌المللی
ج) تهیه جزوات و فیلم‌های آموزشی مرتبط با مسابقات و رویدادهای علمی دانشجویی
د) شناسایی مسابقات و رویدادهای داخلی و خارجی مرتبط با رشته‌های تحصیلی دانشگاه
ه) برگزاری عصرانه و میزگردهای تخصصی
ی) برگزاری نمایشگاه‌های تخصصی
۱- بررسی و نظارت در تهیه و تدوین آیین‌نامه‌های کمیته‌ها و برنامه‌های مرتبط با مسابقات و رویدادهای انجمن‌های علمی دانشجویی
۲- بررسی و کارشناسی فرم‌های درخواست برگزاری یا شرکت درمسابقات و رویدادهای علمی دانشجویان
۳- نظارت بر اجرای دقیق آیین‌نامه اجرایی مسابقات و رویدادهای علمی دانشجویی اداره انجمن‌های علمی دانشگاه صنعتی امیرکبیر
۴- نظام‌مند ساختن مسابقات و رویدادهای علمی دانشجویان دانشگاه
۵- تلاش در جهت جذب منابع مالی برای مسابقات و رویدادهای علمی
۶- نظارت بر مخارج مورد نیاز و خرج شده مسابقات و رویدادهای علمی دانشگاه
۷- نظارت بر مستندسازی مسابقات علمی دانشجویان در سطح دانشگاهی، ملی و بین‌المللی
۸- شناسایی و پرورش دانشجویان نخبه و ممتاز و بهره‌گیری از مشارکت آن‌ها در ارتقاء سطح مسابقات و رویدادهای علمی دانشگاه
۹- ساماندهی و نظارت بر اعزام تیم‌های دانشگاه به مسابقات و رویدادهای بین المللی
۱۰- ایجاد هماهنگی‌های داخلی لازم جهت برگزاری مسابقات و رویدادهای علمی توسط دانشگاه
۱۱- برنامه ریزی، نظارت و اجرای امور فوق برنامه در حوزه دانش‌آموزی و ارتباط با مدارس (بازدید، دوره‌های آموزشی و رویداد های مرتبط)
واحد پژوهش، کارآفرینی و ارتباط با صنعت
فعالیت های مرکز پژوهش، کارآفرینی و ارتباط با صنعت در راستای تحقق بخشیدن به فعالیت‌های علمی پژوهشی دانشجویان و حمایت از طرح‌های پژوهشی، بسط و توسعه فضای ایده‌پردازی و جمع آوری ایده‌های دانشجویی، ترویج فرهنگ کارآفرینی و حمایت علمی و مالی از کارآفرینان و ارتباط کارآمد با صنعت تعریف شده است. در حال حاضر این مرکز توسعه فضای اشتغال و کارآفرینی در جامعه دانشجویی و ارتباط سازنده و موثر با صنعت را در محوریت فعالیت‌های خود قرار داده است.
این مرکز به منظور پیشبرد فعالیت‌های متنوع خود ۴ کمیته طرح‌های پژوهشی و ایده پردازی ، هسته‌های علمی، کارآفرینی و ارتباط با صنعت را تعریف نموده که وظایف هر کمیته به شرح زیر می باشد:
کمیته طرح‌های پژوهشی و ایده پردازی
۱- ساماندهی و نظارت بر تصویب و اجرای طرح‌های پژوهشی درون دانشگاهی
۲- حمایت علمی و مالی از طرح‌های پژوهشی دانشجویان
۳- تهیه و تدوین آیین‌نامه‌های مرتبط با مباحث پژوهشی و ارتباط با صنعت
۴- ایجاد فضای لازم برای طرح و بیان اندیشه‌های نو، تفکر خلاق و فرهنگ نوآور
۵- حمایت علمی و مالی از افراد ایده‌پرداز، خلاق و نوآور
۶- حمایت مادی و معنوی از ایده‌ها جهت تبدیل به محصول و ثروت
۷- فراهم آوردن بستر جهت جذب سرمایه گذار و حامی
۸- برگزاری کرسی‌های آزاد اندیشی در سطوح دانشگاهی و ملی:
الف) ساماندهی و علمی‌سازی مباحثات و گفتگوها
ب) استفاده از ظرفیت‌های سایر مراکز علمی و آموزشی در اجرای کرسی‌های آزاد اندیشی
ج) مشارکت فعال و ایجاد رقابت بین گروه‌های دانشجویی در برگزاری کرسی‌های آزاد اندیشی
د) معطوف نمودن برنامه کرسی‌های آزاد اندیشی به ارتقاء کیفیت و نشاط در محیط دانشگاه
کمیته هسته‌های علمی
۱- تلاش در جهت راه‌اندازی و تقویت هسته های علمی و پژوهشی
۲- تلاش در جهت راه‌اندازی و تقویت هسته‌های علمی بین دانشکده‌ای و بین رشته ای
۳- تهیه و تدوین آیین‌نامه‌های مرتبط با هسته‌های علمی
کمیته هسته های کارآفرینی
۱- توسعه و ترویج فرهنگ کارآفرینی
۲- برگزاری همایش‌ها و سمینارهای تخصصی کارآفرینی
۳- شرکت در نمایشگاه‌ها و کنفرانس های مرتبط با کارآفرینی
۴- برگزاری رویدادها و مسابقات در حوزه کارآفرینی
۵- طرح موضوع جهت فعالیت پژوهشی در حوزه فرهنگسازی و استاندارد سازی ایده پردازی در حوزه کارآفرینی
۶- شناسایی طرح ها و اختراعات ثروت آفرین و ایجاد سازوکارهای معرفی آن ها به سرمایه گذاران
۷- طراحی روش های جذب دانشجویان به محیط کار از طریق برنامه ریزی برای کارآموزی و یا انجام پروژه های مرتبط با نیاز سرمایه گذاران در دوره های تحصیل
۸- انجام امور مشاوره جهت مباحث حقوقی و مالکیت معنوی و عقد قرارداد صاحبان طرح و سرمایه گذاران
۹- حمایت‌های علمی و مالی از دانشجویان کارآفرین در راه اندازی کسب و کارهای نوپا
۱۰- تهیه و تدوین آیین‌نامه‌های مرتبط با مباحث کارآفرینی
کمیته ارتباط با صنعت
۱- ارتباط با مراکز مهم علمی صنعتی کشور
۲- فراهم نمودن زمینه مناسب جهت جذب پروژه‌های پژوهشی از صنایع
۳- فراهم نمودن زمینه مناسب جهت برگزاری دوره‌ها و بازدیدهای آموزشی جهت آشنایی با مراکز صنعتی
۴- ایجاد فضایی جهت معرفی متقاضیان کار به کارفرمایان متقاضی
۵- شناسایی و کمک به جذب کارآموزان متقاضی دانشگاه در صنعت
۶- تهیه و تدوین آیین‌نامه‌ها در حوزه ارتباط با صنعت
واحد روابط عمومی و نشریات
۱- ساماندهی و حمایت علمی و مالی از فعالیت نشریات دانشجویی
۲- تایید محتوا و صدور مجوز چاپ نشریات علمی ترویجی انجمن های علمی دانشجویی
۳- ایجاد فرصت‌های فراگیری مهارت‌های نشریاتی برای فعالان در این حوزه
۴- تهیه و تدوین نشریه داخلی اداره انجمن‌های علمی تحت عنوان نشریه آیینه تلاش
۵- پشتیبانی و مدیریت سایت اداره انجمن های علمی
۶- اطلاع‌رسانی فعالیت‌های انجمن‌های علمی از طریق سایت
۷- حمایت علمی و مالی و نظارت بر فعالیت سایت های انجمن های علمی دانشجویی
۸- تهیه و تدوین آیین‌نامه‌ها در حوزه نشریات و سایت
۹- ارتباط با روابط عمومی دانشگاه و خبرگزاری‌های مرتبط